Sistema comercial a receber
Contas a receber de clientes.
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As contas a receber de clientes surgem quando uma empresa faz vendas ou fornece um serviço a crédito. Por exemplo, se Ben vender bens a crédito à Candar, a Candar receberá a entrega dos bens e receberá uma fatura da Ben. Isto indicará quanto deve ser pago pela mercadoria e o prazo de pagamento, por exemplo, no prazo de 30 dias. Ben agora tem uma receita comercial - o montante a pagar a ele pela Candar.
O valor total das contas a receber de clientes para uma empresa representa a quantidade de vendas que ainda não foram pagas pelos clientes. O valor das contas a receber dependerá do seguinte:
O valor das vendas de crédito. Quanto maior o valor das vendas de crédito, em outras partes, maior o total de créditos comerciais. O período de crédito concedido. Quanto maior o período de crédito concedido aos clientes, em outras partes, maior o total de créditos comerciais. A eficiência com que o negócio administra seus créditos comerciais. Quanto mais ineficiente o negócio está em faturar seus clientes e coletar contas em atraso, em outras coisas, maior o total de contas a receber de negócios.
GRAVANDO A VENDA DE CRÉDITO.
Imaginemos que a Ingrid faz uma venda de crédito de US $ 6,450 para a Manfredi. A venda foi feita em 17 de março de 20X0 e as mercadorias foram entregues à Manfredi juntamente com uma fatura de US $ 6,450. A factura indica que o montante devido deve ser pago no prazo de 30 dias a contar da data da factura.
A fatura será processada através do sistema de contabilidade da Ingrid. A entrada original será no Livro de Vendas da Ingrid, que lista todas as vendas de crédito cronologicamente. O total de vendas de crédito (incluindo os $ 6,450) será lançado no Livro de Vendas para a conta débito de contas a receber eo crédito da conta de vendas - ambas as contas estão no Roteiro. Os $ 6,450 também serão postados no débito de uma conta pessoal aberta para Manfredi e mantida no Razão de contas a receber.
Em um sistema de contabilidade computadorizado, todas essas entradas contábeis e a produção da fatura ocorreria simultaneamente.
A conta da Manfredi será algo como a Tabela 1 abaixo no Razão de Risco de Recebíveis.
Tabela 1: conta da Manfredi no contabilidade dos recebíveis.
A conta da Manfredi mostra um saldo devedor. Isso é um recurso porque é um recurso controlado pela entidade como resultado de eventos passados e a partir do qual os benefícios econômicos futuros devem fluir para a entidade "(Quadro IASB para a preparação e apresentação de demonstrações financeiras, parágrafo 40).
Aqui, a "entidade" é o negócio da Ingrid, o "evento passado" é a venda, e os "benefícios econômicos futuros" são representados pelo dinheiro recebido da Manfredi quando ele liquidou a nota fiscal.
O saldo devedor também é um ativo atual porque atende aos critérios do parágrafo 66 da IAS 1, Apresentação das Demonstrações Financeiras. Isso indica que uma entidade deve classificar um recurso como atual quando se aplica qualquer um dos seguintes:
(a) A entidade espera realizar o ativo, ou pretende vendê-lo ou consumi-lo, em seu ciclo operacional normal. (b) A entidade detém o ativo principalmente com o objetivo de negociar. (c) A entidade espera realizar o ativo dentro de 12 meses após o período de relatório. (d) O ativo é caixa ou um equivalente em dinheiro (conforme definido na IAS 7), a menos que o imobilizado seja restrito de troca ou usado para liquidar um passivo por pelo menos 12 meses após o período de relatório.
Neste exemplo, o recurso atende ao critério (c) porque o valor é devido dentro de 30 dias, e também o critério (a) porque o ciclo operacional normal da Ingrid está comprando e vendendo a crédito, coletando dinheiro de clientes e fornecedores pagantes.
O efeito na equação contábil é que o estoque diminuirá pelo custo dos bens vendidos e os recebíveis aumentarão pelo preço de venda dos produtos vendidos. Assim, os ativos totais aumentam pelo lucro obtido na venda. Isso também aumenta o capital / capital próprio. Não há mudança nos passivos.
O lucro nesta transação é, portanto, levado quando os bens são vendidos, embora nenhum dinheiro tenha trocado as mãos ainda. Isso ocorre porque esta operação atende a todas as regras de reconhecimento no parágrafo 14 da IAS 18:
(a) A entidade transferiu para o comprador os riscos e benefícios significativos da propriedade dos bens. (b) A entidade não retém nem o envolvimento gerencial contínuo ao grau geralmente associado à propriedade, nem o controle efetivo sobre os bens vendidos. (c) O montante da receita pode ser mensurado de forma confiável. (d) É provável que os benefícios econômicos associados à transação fluam para a entidade. (e) Os custos incorridos ou incorridos em relação à transação podem ser mensurados de forma confiável.
Todos esses critérios são atendidos aqui:
Manfredi agora possui e controla os bens (critério (a)) e Ingrid não (critério (b)) Manfredi concordou com o preço (conforme a factura), cumprindo o critério (c) Manfredi provavelmente pagará a fatura (Ingrid não teria vendido para Manfredi de outra forma, e pode processar para pagamento se necessário) (critério (d)) Os custos da compra e venda da mercadoria da Ingrid são mensuráveis (critério (e)).
O que acontece agora?
Tabela 2: conta da Manfredi no recorde de recebíveis (pós-pagamento)
Isso agora completa o ciclo de transação. As contas a receber de ativos reduzem o valor do pagamento, e o caixa no banco aumenta pelo mesmo valor.
ENCORAJANDO PAGAMENTO PROMPT.
Às vezes, a entidade pode dar um desconto se um cliente pagar uma fatura com antecedência. Isto é para incentivar o pagamento imediato pelo cliente. As entradas contábeis dependem de se a entidade espera ou não que o cliente aproveite o desconto imediato de pagamento / liquidação:
O cliente deverá aproveitar o desconto.
Por exemplo, suponhamos que a Ingrid permita um desconto de 2% para a Manfredi se a factura for paga dentro de 14 dias - metade do período normal de crédito. Se a Ingrid espera que a Manfredi aproveite o desconto, a fatura é emitida com o desconto já deduzido - ou seja, $ 6.321 (98%). Se, posteriormente, a Manfredi não paga no prazo de 14 dias, uma factura do montante adicional (ou seja, $ 129 representando o desconto que não foi aproveitado) é emitida em 31 de março.
Nesse cenário, a Ingrid não espera que o Manfredi pague dentro de 14 dias e, portanto, a fatura é emitida pelo valor total. No entanto, se após a emissão da fatura completa, Manfredi pagará dentro dos 14 dias. A Ingrid pode emitir uma nota de crédito por US $ 129 pelo desconto imediato de pagamento / liquidação.
O CLIENTE NÃO PAGA.
Pode ser que Manfredi não pague na data de vencimento. Neste ponto, a Ingrid deve implementar seus procedimentos para monitorar e coletar contas vencidas. Estes devem ser eficientes, justos e legais. A Ingrid pode, em última instância, ter que empregar os serviços de um cobrador de dívidas e / ou recorrer a processos judiciais contra a Manfredi. Esses procedimentos estão além do escopo deste artigo, embora alguns dos conceitos básicos do bom controle de crédito sejam abordados mais tarde.
No entanto, pode vir um momento em que a Ingrid deve aceitar que o montante devido da Manfredi não será colecionável. Isso pode ser porque, por exemplo, Manfredi foi declarado falido ou desapareceu e não pode ser rastreado.
Neste ponto, a Ingrid vai ter que enfrentar o fato de que seu negócio a receber de US $ 6,450 não é mais o ativo que ela pensou, porque agora não é mais provável que os benefícios econômicos associados à transação fluam para ela (IAS 18 parágrafo 14 (d) - ver acima). Suponha que, em 28 de dezembro de 20X0, a Ingrid decida emitir o valor como uma dívida irrecuperável. Isso será registrado na conta da Manfredi no Roteiro de Recebíveis, conforme mostrado na Tabela 3 (abaixo).
Tabela 3: conta da Manfredi no contabilidade de recebíveis (dívida irrecuperável)
A entrada original para a gravação será no diário:
Factura devida pelo cliente Manfredi anulado como irrecuperável.
A receita comercial agora deixa de ser um activo e se torna uma despesa. O efeito adverso sobre o lucro pode ser significativo. Se a Ingrid vender seus produtos com uma margem bruta uniforme de 30%, o efeito da não cobrança do valor devido pode ser resumido como mostrado na Tabela 4.
Tabela 4: a Ingrid vende seus produtos com uma margem bruta uniforme de 30%
A Ingrid terá que fazer vendas adicionais de US $ 15.050 apenas para compensar (30% de US $ 15.050 = $ 4.515).
FAZENDO UM DESEMPENHO PARA RECEBIDOS.
Vamos agora assumir que o final do ano financeiro da Ingrid é 31 de dezembro de 20X0. A dívida irrecuperável decorrente da venda à Manfredi foi reconhecida no mesmo ano em que a venda foi feita. A Ingrid pode achar que seria prudente fazer um encargo adicional por dívidas irrecuperáveis com base no total de créditos comerciais no final do ano.
A Ingrid espera que uma porcentagem razoavelmente fixa de contas a receber do mercado se revele incobrável a cada ano.
Suponha que a Ingrid estima que, em média, 3% das contas a receber de clientes se revelarão incobráveis. Isso significa que, se os créditos comerciais da Ingrid em 31 de dezembro de 20X0 totalizassem US $ 541.800, então ela pode esperar cancelar cerca de US $ 16.254 deste em 20X1. Seria apropriado cobrar esse montante como uma despesa no ano em que as vendas relacionadas tiveram lugar (o princípio de correspondência), embora a Ingrid não descubra quais recebíveis específicos são incobráveis até 20X1.
Suponha agora que o total de créditos comerciais baixados como irrecuperáveis durante 20X0 foi de US $ 196.201 (isto inclui a dívida da Manfredi). O valor total cobrado na demonstração do resultado por 20X0 será agora:
E o valor incluído no ativo circulante na demonstração da posição financeira no final de 20X0 será:
Isso tudo será registrado nas contas do razão, conforme mostrado na Tabela 5.
Tabela 5: conta do livro-razão da Ingrid.
PARA FORA COM O VELHO E NO NOVO.
Ainda não terminamos. Se 20X0 não fosse o primeiro ano de operação da Ingrid, ela teria feito uma provisão para créditos comerciais no final de 2009. Assim, se os créditos comerciais da Ingrid totalizassem US $ 400.932 em 31 de dezembro de 2009, ela teria feito uma provisão para recebíveis de US $ 12.028 (3 % de US $ 400.932). É importante que esta provisão seja revertida por 20X0, de modo que as dívidas irrecuperáveis de US $ 12.028 antecipadas e cobradas em 2009 não sejam cobradas novamente na demonstração do resultado por 20X0.
O valor total cobrado na demonstração do resultado por 20X0 será agora:
Deduzem o subsídio de início de ano para recebíveis.
E o montante incluído no ativo circulante na demonstração da posição financeira no final de 20X0 permanecerá inalterado:
Isso será registrado nas contas do livro maior, conforme mostrado na Tabela 6.
Você notará que a provisão para a conta de recebíveis tem apenas duas entradas para o ano. No final de cada período contábil, a provisão antiga é retirada e a nova provisão é colocada. Em cada caso, a outra entrada é feita na conta de débitos irrecuperáveis. Esta é uma conta de despesas que está fechada à demonstração de resultados a cada ano.
O método acima é relativamente fácil de entender se você é novo nisso, e sempre pode ser confiado para obter os números corretos. O encargo na demonstração do resultado sempre será: recebíveis baixados - subsídio do ano passado para recebíveis + provisão para recebíveis deste ano.
O valor da demonstração da posição financeira será sempre: contas a receber - provisão para recebíveis deste ano.
A APROXIMAÇÃO INCREMENTAIS.
Esta é uma maneira alternativa de atualizar a provisão para recebíveis comerciais no final de cada período contábil.
Reduz o número de entradas nas contas do razão, mas é um pouco mais difícil de dominar. Usando este método, a provisão de início de ano para recebíveis é modificada para dar o subsídio de fim de ano. O problema é que a alteração no subsídio pode resultar em aumento ou diminuição.
Usando os mesmos dados que antes, a despesa de recebíveis cobrada na demonstração do resultado por 20X0 será:
O montante incluído no ativo circulante na demonstração da posição financeira no final de 20X0 será como antes:
As entradas nas contas contabilísticas serão apresentadas na Tabela 7.
Se a provisão para recebíveis tivesse sido diminuída, a provisão para recebíveis teria sido debitada com a diminuição e a conta de débitos irrecuperáveis teria sido creditada. Aqui está uma ilustração. Suponha que em contas a receber 20X1 baixadas como irrecuperáveis totalizaram US $ 166.400 e que a provisão para recebíveis seja reduzida para US $ 15.000. As contas do razão maior para 20X1 seriam como mostrado na Tabela 8.
CONTROLE DE CRÉDITO.
Anteriormente, vimos que dívidas irrecuperáveis podem diminuir severamente o lucro (e o fluxo de caixa). Portanto, é importante que uma empresa faça todo o possível para reduzir a incidência de dívidas irrecuperáveis. Alguns pensam que o bom controle de crédito é tudo sobre perseguir contas em atraso de forma eficaz. De fato, o bom controle de crédito deve começar muito mais cedo. As seguintes considerações são os fundamentos do bom controle de crédito:
A triagem inicial de potenciais clientes de crédito é importante. Uma venda de crédito é essencialmente um presente gratuito para o cliente até a factura ser paga. Não adianta fazer uma venda de crédito a um cliente questionável apenas para conseguir a venda. O lucro é mais do que eliminado se o cliente defaults. Por outro lado, o exame mais entusiasmado nesta fase pode resultar em vendas perdidas para clientes potencialmente bons.
Estes devem ser configurados e acordados antecipadamente. Incluirão o limite de crédito (o valor máximo que o cliente pode pagar em qualquer momento), o período de crédito, se o desconto pode ser reclamado para pagamento rápido, se os juros forem cobrados se as condições de pagamento não forem cumpridas, e assim por diante. Os termos de crédito não precisam ser iguais para cada cliente.
A eficiência aqui será importante. As faturas devem ser emitidas rapidamente e devem ser precisas. Os clientes geralmente não pagarão, a menos que, e até que recebam a fatura, então os atrasos no faturamento resultarão em atrasos no pagamento. Erros nas faturas também mantêm as coisas pendentes. Os padrões de pagamento dos clientes devem ser conhecidos, se possível, e as faturas emitidas para aproveitar estas. As empresas também devem revisar seus procedimentos para emitir declarações e lembretes.
Cobrança de contas vencidas.
Por outro lado, ameaçar um cliente pode ser efetivo, mas provavelmente armará o negócio em tribunal.
FINALMENTE, ALGUNS BOM NOTÍCIAS!
Tendo anulado a dívida da Manfredi em 20X0, a Ingrid fica surpresa ao receber um pagamento de US $ 6,450 da Manfredi em 20X1, juntamente com uma carta pedindo desculpas pela demora. Há duas maneiras de registrar isso.
A diferença entre os dois métodos é que o Método B reverte o cancelamento da dívida irrecuperável.
O método A pode ser apropriado quando um pagamento total ou parcial é recebido no final do processo de falência ou de uma agência de cobrança de dívidas.
O método B pode ser mais adequado quando o pagamento total for recebido inesperadamente do cliente. Nessa situação, o negócio deve questionar se foi um pouco precipitado ao escrever o recebível em primeiro lugar, e revisar seus procedimentos em geral.
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